DEFINITION RPA
Der Begriff RPA – Robotic Process Automation - lässt sich mit «robotergesteuerte Prozessautomatisierung» ins Deutsche übersetzen. Darunter versteht man die automatisierte Bearbeitung von Geschäftsprozessen durch digitale Software-Roboter. Repetitive, manuelle, zeitintensive sowie fehleranfällige Tätigkeiten, welche bis anhin von Mitarbeitenden durchgeführt werden, werden vom System erlernt und anschliessend – im Gegensatz zum Menschen fehlerfrei – automatisiert ausgeführt.
RPA als Technologie zur Entwicklung und für den Betrieb von Software-Robotern
RPA-Software-Roboter sind keine physisch existenten Maschinen, sondern Softwareprogramme, die zumeist auf einem PC (dedizierter Windows Client) laufen. Moderne RPA-Plattformen bieten für die Programmierung eine Entwicklungsumgebung mit visueller und grafischer Unterstützung, wodurch keine klassischen, textbasierten Programmiertechniken erforderlich sind (Low-Code- / No-Code-Software) (Abbildung 1).
Die Funktionsweise von RPA
Die Softwareroboter agieren als virtuelle Mitarbeitende an einem virtuellen Arbeitsplatz. RPA verwendet wie ein menschlicher Mitarbeitender die grafischen Benutzeroberflächen (GUI) von Softwareapplikationen oder nutzt bestehende Schnittstellen (APIs). Dadurch sind bei einer Einführung weder Prozessänderungen noch Anpassungen an bestehenden Softwarelösungen erforderlich. RPA ist eine «nicht-invasive Technologie» und arbeitet grundsätzlich mit allen vorhandenen und zukünftigen Systemen zusammen. Automatisierungen sind dadurch oft innerhalb weniger Tage bzw. Wochen möglich.
Geeignete Prozesse
Nicht alle Prozesse sind gleichermassen gut für eine Automatisierung mittels RPA geeignet. Eine optimale Automatisierung wird für diejenigen Prozesse sichergestellt, welche die nachfolgenden Eigenschaften zumindest teilweise erfüllen:
Regelbasiert | Aktivitäten, die anhand klarer Regeln ausgeführt werden können.
Hohes Volumen | Je höher das Transaktionsvolumen, desto höher das ROI-Potenzial.
Wenige Varianten | Aufgaben mit einer begrenzten Anzahl von Variationen und wenigen Ausnahmen.
Stabiler Prozess | Aufgaben, die ausgereift sind und sich nicht oft ändern.
Strukturierte Eingangsdaten | Aufgaben mit strukturierten Daten und lesbaren elektronischen Eingaben.
Mögliche Einsatzgebiete
RPA kann grundsätzlich in allen Unternehmensbereichen eingesetzt werden, da sich praktisch alle regelbasierten Aktivitäten am Computer durch die Technologie nachahmen lassen. Einige Beispiele für gut geeignete Abläufe sind:
- Ausfüllen von Formularen
- Öffnen von E-Mails und das Verarbeiten von Anhängen.
- Kopieren, Einfügen und Verschieben von Daten
- Lesen und Verarbeiten von Informationen aus mehreren Systemen und strukturierten Dokumenten
- Durchführen von Berechnungen
- Ausführen von „Wenn/Dann“ Befehlen
- Zugreifen auf Webseiten
- Verarbeiten von Daten aus dem Internet
- Zugreifen auf Soziale Medien
Anwendungsbeispiele
Logistik und Lagerverwaltung
- Sendungsverfolgung von Lieferungen
- Automatisierte Durchführung von Bestellungen anhand bestimmter Kriterien wie Bestand, Forecast, Lieferzeiten oder Preis
- Automatisierung des Slottings oder der Einlagerungsstrategien
- Unterstützung bei der Auftragszusammenstellung
- Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit
Produktion
- Automatisierung des Berichtswesen auf Basis unterschiedlicher Kennzahlen und spezifischer Reports
- Übertragung von Daten aus ERP- in CAD-Systeme
- Automatisierung der vor- oder nachgelagerten Prozesse
- Regelmässige Überprüfung von OEM-Portalen
Entwicklung
- Suchen, Vergleichen, Auswerten von Konstruktionsteilen
- Erstellen von Konstruktionsänderungsmitteilungen
- Anlegen und Pflegen von Stammdaten
- Übertragung von Konstruktionsdaten in ERP-Systeme
HR
- Erfassen und Verarbeiten von Arbeitsunfähigkeits-/Unfallmeldungen
- On-/Offboarding von Mitarbeitern
- Erfassen und Auswerten von strukturieren Beurteilungen oder Befragungen
- Erstellen von HR-Reports
Buchhaltung
- Lesen, prüfen und verbuchen von Rechnungen
- Anlegen und pflegen von Stammdaten Kreditoren/Debitoren
- Durchführung von Liquiditätsprüfungen
- Erstellen von Finance Reports
- Durchführung von Abstimmarbeiten
Einkauf
- Lesen, prüfen und verbuchen von Lieferantenrechnungen
- Anlegen von Stammdaten
- Lieferantenvergleiche und Preisanalysen
- Auswerten und Darstellen von Kennzahlen
- Lesen, Vergleichen und Auswerten von Vertragsdokumenten
IT
- Anlegen und Verwalten von IT-Berechtigungen
- Erfassung, Zuordnung, Priorisierung und Beantwortung von Service-Tickets
- Durchführung von Datensicherungen
- Erstellen von Auswertungen und Reports aus Datenbanken
Verkauf und Kundendienst
- Prüfen von Kundendaten (Zahlungsfähigkeit, etc.)
- Erstellen und Versenden von Rechnungen
- Anlegen von Stammdaten
- Erfassen von Kundenbestellungen
- Erstellen von Auftragsbestätigungen
Nutzen durch den Einsatz von RPA
- Kundenzufriedenheit: RPA reagiert schneller, direkt, 24/7 und ohne Flüchtigkeitsfehler.
- Mitarbeiterzufriedenheit: RPA entlastet Mitarbeiter von manuellen Routinearbeiten, wodurch sich diese auf anspruchsvolle und komplexe Aufgaben konzentrieren können.
- Kosteneinsparungen: Durch RPA lassen sich erhebliche Kosteneinsparungen bzw. Effizienzsteigerungen realisieren.
- Compliance & Sicherheit: Durch die Abbildung von Governance- und Compliance-Richtlinien innerhalb der automatisierten Prozesse ist die Einhaltung von Unternehmensvorgaben durchgängig und jederzeit gewährleistet.
- Einheitlichkeit & Fehlerreduktion: Identische Outputs bei jeder Prozessausführung. Bots machen keine Fehler - auch bei Hochlast-Prozessen.
- Produktivität & Skalierbarkeit: Bots können rund um die Uhr arbeiten und somit den ROI steigern. Je nach Arbeitsanfall können Bots auf Lastspritzen reagieren.
- Vollständige Audits: Alle Aktionen der Bots werden aufgezeichnet und führen zu einer fehlerfreien Protokollierung.
Worauf muss bei der Einführung von RPA geachtet werden?
In der Regel sollte sich ein Robotic Process Automation-Projekt bereits nach ca. 6-12 Monaten lohnen. Ein Proof-of-Concept (PoC) zur Bestätigung der technischen Machbarkeit und zur Verdeutlichung des Nutzens anhand eines konkreten Beispiels lässt sich in der Regel innerhalb von 30 Tagen durchführen.
Für die Umsetzung erster Prozesse sind im Normalfall keine langwierigen vorbereitenden Arbeiten erforderlich. Dennoch gilt es, gewisse Stolpersteine zu vermeiden bzw. zentrale Erfolgsfaktoren zu berücksichtigen:
- Bestimmen Sie von Anfang an die «richtigen» Prozesse. Ein erfolgreiches RPA-Vorhaben hängt wesentlich davon ab, ob bereits zu Beginn die am besten geeigneten Bereiche und Prozesse im Unternehmen identifiziert worden sind.
- Starten Sie mit ein oder zwei Prozessen (kein Big-Bang). Nach der Automatisierung erster Prozesse wächst Ihre Lösung und der damit verbundene Nutzen in Product Increments kontinuierlich weiter. Dies ermöglicht rasche, greifbare Resultate und eine regelmässige Erfolgskontrolle.
- Wählen Sie zu Beginn möglichst einfache Prozesse aus, welche jedoch grossen Mehrwert und dadurch viel Aufmerksamkeit erzeugen.
- Analysieren und beurteilen Sie Zielprozesse inkl. Varianten vor einer Umsetzung im Detail.
- Definieren Sie ein klares Statement of Work und klare Ziele für den PoC bzw. das Pilotprojekt.
- Beziehen Sie wichtige Stakeholder inkl. Mitarbeiter von Anfang an mit ein.
- Planen Sie die Skalierung Ihrer Lösung und das Betriebsmodell ab dem Start ein, aus IT- sowie Business- Sicht.
- Definieren Sie eine RPA-Governance als strategische Leitlinie für den Einsatz von RPA.
- Definieren Sie eine klare Vorgehensweise und Rollenverteilung im Betrieb.
- Betrachten Sie RPA als Geschäftsinitiative, nicht nur als Projekt.
Wie erkenne ich mein Automatisierungspotenzial bzw. geeignete Prozesse für RPA?
Eine RPA-Potenzialanalyse kann in einem ersten Schritt Klarheit darüber verschaffen, ob und in welchen Bereichen in Ihrem Unternehmen der Einsatz von RPA grossen Nutzen bringen kann. Dabei werden Ihre Prozesse nach bestimmten Kriterien analysiert, klassifiziert und in einer RPA-Heatmap (Abbildung 2) abgebildet.
Die RPA-Heatmap bestimmt:
- Ihr RPA Automatisierungs-Potenzial
- Die korrekte Priorisierung für die Umsetzung
- Den finanziellen Projekt-Erfolg (Business Case)
- Rasche Projekt-Erfolge inkl. Quick Wins
- Stabile RPA Betriebslösungen
- Kenngrössen für die Erfolgskontrolle
